Na última sexta-feira, dia 21/08, os conselheiros do CAU/RS assistiram a uma palestra sobre Gestão de Documentos. A convidada para abordar o assunto foi a Diretora do Arquivo Histórico de Porto Alegre, a arquivista Rosani Feron.
O objetivo da iniciativa era capacitar os conselheiros para lidar com os documentos que o CREA/RS deixava para guarda na DIGIFILE.
A retirada das 2.226 caixas com documentação de arquitetos e urbanistas que estavam sob os cuidados do CREA/RS foi finalizada na manhã do dia 29 de julho. O material foi entregue na Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas (CORAG).
O processo de recebimento e conferência na DIGIFILE, sempre junto com a equipe do CREA/RS, iniciou no dia 10 de julho, continuando nos dias 15, 20, 24 e 27 do mesmo mês, num total de 6 etapas de retirada.
Agora a equipe do CAU/RS passa a tratar das etapas de seleção, digitalização e guarda dos documentos.
Gestão dos documentos traz inúmeros benefícios
Segundo Rosani, os documentos públicos não pertencem a uma ou outra instituição, mas a toda a sociedade e é por esse motivo que se faz necessário saber lidar com eles da forma correta.
A arquivista enfatiza que o primeiro passo é fazer um diagnostico, prevendo a organização destes documentos, o que inclui elaborar um instrumento de avaliação e previsões acerca da eliminação de arquivos desnecessários, mudança de suporte e tratamento adequado para a manutenção dos diferentes suportes de documentos com valor histórico.
Outro benefício da correta administração de documentos diz respeito ao futuro, já que a organização reflete no desempenho dos próximos documentos a serem gerados pelo CAU/RS.
Rosani explica que o plano de gestão funciona a partir do nascimento dos documentos. O uso de tabelas de temporalidade, por exemplo, é fundamental para tanto para os materiais já existentes como para aqueles que serão criados na sequência, garantindo uma melhor organização do acervo do Conselho.
